يُعد الجرد من أهم الأدوات المحاسبية التي تُمكن المؤسسات من متابعة مخزونها بدقة وضبط عملياتها المالية، وتتنوع طرق الجرد باختلاف أهداف الإدارة واحتياجاتها، حيث يُعتبر الجرد الدوري والجرد المستمر أبرز أساليبه، حيث يعتمد الأول على فترات زمنية محددة لتقييم المخزون، بينما يتيح الثاني متابعة آنية ودقيقة للحركة المخزنية، ومن هنا يبرز ما الفرق بين الجرد الدورى والجرد المستمر من حيث الدقة، التوقيت، والتكلفة، وهو ما يشكل محور هذا المقال.
ما الفرق بين الجرد الدورى والجرد المستمر
تُعد عملية الجرد من الركائز الأساسية في المحاسبة وإدارة المخزون داخل المؤسسات التجارية والصناعية والخدمية، فهي الوسيلة التي تتيح للمنشأة معرفة الكميات الحقيقية المتوافرة من المواد الخام أو البضائع أو المنتجات التامة الصنع، والتأكد من دقتها مقارنة بما هو مسجل في الدفاتر أو الأنظمة الإلكترونية، ولأهمية هذه العملية، نشأت أنظمة متعددة للجرد، أبرزها نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر، واللذان يمثلان مدخلين محاسبيين مختلفين في أسلوب التعامل مع المخزون، فيما يلي نوضح لكم ما الفرق بين الجرد الدورى والجرد المستمر:
أولاً: مفهوم الجرد
الجرد هو عملية حصر وتسجيل جميع البضائع أو المواد المتوفرة لدى المنشأة في نهاية فترة معينة أو بشكل مستمر، والهدف منه التأكد من مطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري، ومعالجة الفروقات التي قد تنشأ نتيجة الأخطاء أو التلف أو السرقة أو التلاعب.
ثانيًا: تعريف نظام الجرد الدوري
الجرد الدوري هو النظام الذي يتم فيه تحديد قيمة المخزون وكمياته فقط في نهاية الفترة المالية (عادة نهاية السنة)، حيث تقوم المنشأة بإجراء عملية جرد فعلية للبضاعة لمعرفة الكمية المتبقية، ومن خلال هذا الجرد يتم حساب تكلفة البضاعة المباعة (COGS) بالمعادلة:
تكلفة البضاعة المباعة = (المخزون أول المدة + المشتريات خلال الفترة) – المخزون آخر المدة
وبالتالي لا يتم تحديث رصيد المخزون بشكل مستمر مع كل عملية بيع أو شراء، وإنما يعتمد على الجرد النهائي لتحديد الرصيد الفعلي.
ثالثًا: تعريف نظام الجرد المستمر
أما الجرد المستمر، فيعتمد على تسجيل وتحديث المخزون بشكل لحظي مع كل عملية بيع أو شراء أو إرجاع، ويستخدم عادةً الأنظمة المحاسبية والبرامج الإلكترونية التي تُحدث رصيد المخزون أوتوماتيكيًا، وبذلك تكون تكلفة البضاعة المباعة معروفة أولاً بأول، ولا يشترط انتظار نهاية الفترة المالية لمعرفة رصيد المخزون.
أوجه الاختلاف بين الجرد الدوري والجرد المستمر
1- من حيث توقيت تسجيل المخزون
- الجرد الدوري: تسجيل المخزون يتم فقط عند نهاية الفترة المالية.
- الجرد المستمر: تسجيل المخزون يتم مع كل حركة بيع أو شراء على مدار العام.
2- من حيث تكلفة البضاعة المباعة
- الدوري: يتم حسابها مرة واحدة بعد إجراء الجرد الفعلي.
- المستمر: يتم تحديدها مباشرة مع كل عملية بيع.
3- من حيث الاعتماد على التكنولوجيا
- الدوري: يمكن تنفيذه يدويًا دون الحاجة إلى برامج متقدمة.
- المستمر: يتطلب غالبًا أنظمة محاسبية وبرمجيات لإدارة المخزون.
4- من حيث الدقة والرقابة
- الدوري: أقل دقة لأنه لا يكشف الفروقات إلا في نهاية الفترة.
- المستمر: أكثر دقة ويتيح اكتشاف أي فروقات أو مشاكل في المخزون فور حدوثها.
5- من حيث التكاليف
- الدوري: أقل تكلفة من ناحية التشغيل والأنظمة.
- المستمر: يتطلب استثمارًا أكبر في أنظمة إلكترونية وتدريب العاملين.
مزايا وعيوب كل نظام
1- مزايا الجرد الدوري
- بساطة التطبيق وسهولة الفهم.
- لا يحتاج إلى أنظمة تقنية متقدمة.
- مناسب للمنشآت الصغيرة التي لا تمتلك حجم تعاملات كبير.
2- عيوب الجرد الدوري
- تأخر معرفة الرصيد الحقيقي للمخزون.
- صعوبة الرقابة على حالات الفقد أو السرقة أثناء السنة.
- صعوبة اتخاذ قرارات دقيقة بشأن المشتريات أو الإنتاج.
3- مزايا الجرد المستمر
- معرفة لحظية لرصيد المخزون.
- قدرة أكبر على الرقابة ومنع التلاعب.
- دعم أفضل لعملية اتخاذ القرار.
- سهولة إعداد القوائم المالية في أي وقت.
4- عيوب الجرد المستمر
- ارتفاع تكلفة التطبيق.
- الحاجة إلى تدريب مستمر للموظفين.
- احتمال تعرض النظام الإلكتروني للأعطال أو الاختراقات.
المجالات المناسبة لكل نظام
- الجرد الدوري: يستخدم عادة في المؤسسات الصغيرة مثل المتاجر التقليدية أو الشركات التي تتعامل مع أصناف محدودة ذات قيمة منخفضة نسبيًا.
- الجرد المستمر: يناسب الشركات الكبرى وسلاسل التوزيع والمصانع التي تحتوي على مخزون متنوع وعالي القيمة، حيث تكون الحاجة ماسة إلى الرقابة الفورية.
تأثير النظامين على القوائم المالية
- في الجرد الدوري، يتم إدراج المخزون كرصيد واحد فقط في الميزانية في نهاية السنة، ويُحتسب أثره على قائمة الدخل بعد الجرد.
- في الجرد المستمر، يكون أثر المخزون محدثًا باستمرار، مما يجعل القوائم المالية أكثر دقة وواقعية في أي وقت.
كيف تدعم إتقان الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟
1- نظام NOMO POS – نقاط البيع لبداية أعمالك التجارية
مع NOMO POS لم تعد إدارة المخزون معقدة؛ فكل عملية بيع أو إرجاع تُسجل مباشرة في النظام، مما يعني تطبيق عملي للجرد المستمر بدقة عالية، حيث يدعم النظام أجهزة متعددة (ويب، سطح المكتب، iOS وAndroid)، ليمنحك مرونة الوصول من أي مكان.
2- نظام ERP السحابي – لإدارة منشأتك مهما كان حجمها
يوفر نظام ERP من إتقان تكاملاً كاملاً بين المحاسبة، الفوترة، المخزون، والأصول الثابتة، فهو لا يكتفي بمتابعة الجرد، بل يربطه بجميع العمليات المالية والإدارية الأخرى، مما يجعل المؤسسة تعمل وفق رؤية متكاملة.
3- التقارير والفوترة
ميزة السحب والإفلات في إعداد التقارير تمنحك سهولة تصميم تقارير المخزون والمبيعات، سواء كنت تعتمد الجرد الدوري أو المستمر، أما الفوترة فتصبح أكثر احترافية عبر قوالب جاهزة أو مصممة حسب هوية شركتك.
4- إدارة المخزون الذكية
من خلال أدوات الإضافة، تتبع العروض، الأوامر، المرتجعات والمجموعات، يصبح المخزون تحت سيطرتك الكاملة، إضافة إلى ذلك، يتيح النظام أداة الباركود لطباعة وإدارة الأصناف بسهولة.
5- التوافق مع الفاتورة الإلكترونية
أنظمة إتقان تدعم المرحلة الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية، ما يضمن لك الامتثال الكامل للأنظمة المحلية ويوفر دقة في البيانات المالية.
لماذا إتقان؟
- واجهة سهلة الاستخدام: تقلل من تعقيدات أنظمة الجرد وتجعلها متاحة لجميع الموظفين.
- تخصيص النظام: ليتلائم مع طبيعة نشاطك سواء كان تجاريًا أو صناعيًا.
- جودة وخبرة: حلول قائمة على سنوات من الخبرة في السوق.
- دعم فني متواصل: عبر الهاتف، الدردشة، أو البريد الإلكتروني.
أهم الأسئلة الشائعة حول ما الفرق بين الجرد الدورى والجرد المستمر
متى يتم تحديث المخزون في الجرد الدوري؟
يتم التحديث مرة واحدة في نهاية الفترة المالية.
متى يتم تحديث المخزون في الجرد المستمر؟
يتم التحديث بشكل لحظي مع كل حركة على المخزون.
يمكن القول إن الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر لا يقتصر فقط على الجانب المحاسبي، بل يمتد ليؤثر في مستوى الرقابة، دقة البيانات، سرعة اتخاذ القرار، وتكلفة التشغيل، فالمنشآت الصغيرة قد تجد في الجرد الدوري حلاً عمليًا واقتصاديًا، بينما تحتاج المؤسسات الكبرى إلى الجرد المستمر كونه يوفر بيانات لحظية تدعم التوسع والنمو.
يمكنك الاطلاع على: