يشهد القطاع التجاري في المملكة تحولًا رقميًا متسارعًا، ويأتي الربط مع هيئة الزكاة والدخل في المرحلة الثانية كخطوة أساسية ضمن منظومة الفوترة الإلكترونية، بهدف تعزيز الامتثال الضريبي وربط أنظمة المنشآت مع الهيئة بشكل مباشر، وخلال هذا المقال نستعرض أهم متطلبات وخطوات الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية وفوائده للمنشآت.
ما هو الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية؟
الربط مع هيئة الزكاة والدخل في المرحلة الثانية هو المرحلة المتقدمة من نظام الفوترة الإلكترونية، وتُعرف باسم مرحلة الربط والتكامل، حيث يتم ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) لإرسال الفواتير والإشعارات الإلكترونية بشكل مباشر وفق المتطلبات الفنية المعتمدة.
وتهدف هذه المرحلة إلى تعزيز التحول الرقمي، ورفع مستوى الامتثال الضريبي، وضمان إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة موحدة تتضمن جميع البيانات المطلوبة، ويتم تطبيقها بشكل تدريجي على المنشآت المستهدفة وفقًا لجدول الهيئة.
خطوات الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية
تتم عملية الربط مع منصة فاتورة في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية من خلال مجموعة من الخطوات التي تبدأ بتهيئة نظام الفوترة الإلكتروني وإعداد بيانات المنشأة، ثم استكمال إجراءات الربط مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، وصولًا إلى إصدار شهادة الختم التشفيري وربط وحدة الفوترة بالنظام، وسوف نوضح خطوات ربط الفاتورة الالكترونية مع الزكاة والدخل فيما يلي:
1. استكمال البيانات الأساسية للمنشأة داخل النظام
قبل البدء بعملية الربط، يجب إدخال بيانات المنشأة ضمن إعدادات ربط الهيئة في نظام الفوترة الإلكتروني، والتأكد من صحة المعلومات المسجلة ومطابقتها للبيانات المعتمدة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتشمل البيانات الأساسية ما يلي:
- رمز الشركة: وهو المعرّف الداخلي الخاص بالمنشأة داخل النظام.
- اسم المؤسسة: يجب إدخاله كما هو مسجل رسميًا لدى الهيئة، حيث يظهر لاحقًا ضمن بيانات الشهادة وقائمة الوحدات المرتبطة.
- اسم الوحدة أو الفرع (Organization Unit): يوضح الوحدة المسؤولة عن إصدار الفواتير.
- الاسم المميز للجهاز (Common Name): اسم يُستخدم لتعريف الجهاز أو وحدة الفوترة عند إنشاء طلب الشهادة.
- الرقم التسلسلي (Serial Number): معرف فريد لوحدة الفوترة وفق الصيغة المعتمدة، ويشمل اسم الحل والموديل والرقم التسلسلي الخاص بالجهاز.
- الرقم الضريبي (VAT Number): الرقم المسجل للمنشأة لدى الهيئة والمكون من 15 خانة.
- رقم السجل التجاري (CRN): رقم السجل التجاري الخاص بالمنشأة.
2. تسجيل الدخول إلى منصة فاتورة
بعد استكمال إعدادات المنشأة داخل النظام، يتم تسجيل الدخول إلى منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ثم إدخال رمز التحقق (OTP) المرسل إلى رقم الجوال المسجل لدى الهيئة لإتمام عملية التحقق، وبعد التحقق بنجاح، تظهر الشاشة الرئيسية للمنصة، ومنها يمكن البدء في إجراءات تهيئة وحدة الفوترة الإلكترونية واستكمال عملية الربط مع النظام.
3. تهيئة وحدة أو جهاز جديد وإنشاء طلب الشهادة
يتم إنشاء وحدة فوترة جديدة داخل المنصة، ثم توليد طلب شهادة التوقيع الإلكتروني (CSR)، والذي يحتوي على بيانات تعريفية خاصة بالنظام أو الجهاز المستخدم في إصدار الفواتير.
4. إدخال رمز التفعيل واستكمال إصدار الشهادة (CSR إلى CSID)
بعد الحصول على رمز التفعيل، يتم إدخاله داخل النظام لاستكمال عملية التهيئة، ثم إصدار شهادة الختم التشفيري (CSID) التي تستخدم لربط النظام مع منصة الهيئة واعتماد الفواتير الإلكترونية.
5. التأكد من ظهور الوحدة ضمن قائمة الأجهزة المرتبطة
في الخطوة الأخيرة يتم التحقق من نجاح عملية الربط من خلال ظهور وحدة الفوترة أو الجهاز ضمن قائمة الوحدات المرتبطة في منصة الهيئة، وبذلك يصبح النظام جاهزًا لإصدار الفواتير الإلكترونية وفق متطلبات المرحلة الثانية.
أهمية تطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية
تمثل المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية خطوة مهمة نحو تعزيز التحول الرقمي في المملكة، حيث تهدف إلى ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يساهم في تحسين دقة الفواتير ورفع مستوى الامتثال للمتطلبات الضريبية، وتكمن أهمية تطبيق هذه المرحلة في توفير بيئة مالية أكثر تنظيمًا وشفافية، ومن أبرز فوائدها:
- تعزيز الامتثال للأنظمة الضريبية: يساعد الربط المباشر مع الهيئة المنشآت على إصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع المتطلبات المعتمدة وتجنب المخالفات الناتجة عن عدم الالتزام.
- رفع كفاءة إدارة الفواتير: يساهم التكامل الإلكتروني في تقليل الإجراءات اليدوية، وتسريع معالجة الفواتير، وتحسين دقة البيانات المالية.
- زيادة الشفافية والموثوقية: يتيح النظام للهيئة متابعة الفواتير الإلكترونية والتحقق من صحتها، مما يدعم تنظيم التعاملات التجارية.
- تقليل الأخطاء المحاسبية: يساعد الاعتماد على الأنظمة الإلكترونية في الحد من أخطاء إدخال البيانات ومعالجة الفواتير بشكل أكثر دقة.
- دعم التحول الرقمي للمنشآت: تمنح المرحلة الثانية المنشآت حلولًا تقنية أكثر تطورًا لإدارة عملياتها المالية بما يتوافق مع توجهات التحول الرقمي في المملكة.
متطلبات الربط مع هيئة الزكاة والدخل
تحتاج المنشآت إلى استيفاء مجموعة من المتطلبات الفنية والتقنية لإتمام الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، حيث تهدف هذه المتطلبات إلى ضمان تكامل نظام الفوترة الإلكتروني مع منصة فاتورة وإصدار الفواتير وفق المعايير المعتمدة، وتشمل أهم متطلبات الربط ما يلي:
- استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة: يجب أن يكون النظام قادرًا على إصدار الفواتير الإلكترونية وربطها مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- تجهيز بيانات المنشأة الأساسية: يتطلب الربط إدخال بيانات المنشأة بشكل صحيح، مثل الاسم النظامي، الرقم الضريبي، ورقم السجل التجاري، مع التأكد من تطابقها مع البيانات المسجلة لدى الهيئة.
- ربط نظام الفوترة الإلكتروني مع منصة فاتورة: يجب إجراء التكامل التقني بين نظام المنشأة ومنصة الهيئة لإرسال الفواتير والإشعارات الإلكترونية بشكل مباشر.
- إصدار شهادة الختم التشفيري (CSID): تحتاج المنشأة إلى إنشاء طلب شهادة (CSR) وإصدار شهادة الختم التشفيري الخاصة بوحدة الفوترة لاستخدامها في توثيق الفواتير وربط النظام بالهيئة.
- الالتزام بصيغة الفواتير الإلكترونية المعتمدة: يجب إصدار الفواتير وفق الصيغة والمتطلبات المحددة من الهيئة، مع تضمين العناصر الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية.
- اختبار جاهزية النظام قبل بدء التطبيق: يتم التأكد من نجاح عملية الربط وإرسال الفواتير بشكل صحيح قبل الاعتماد النهائي للنظام.
الفرق بين المرحلة الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية
تختلف المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية عن المرحلة الثانية في مستوى التطبيق ومتطلبات الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فبينما ركزت المرحلة الأولى على إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية داخل أنظمة المنشآت، جاءت المرحلة الثانية للانتقال إلى مرحلة التكامل والربط المباشر مع منصة فاتورة التابعة للهيئة.
المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار والحفظ
تهدف المرحلة الأولى إلى إلزام المنشآت بإصدار الفواتير إلكترونيًا بدلًا من الفواتير الورقية، مع ضرورة استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كما تتطلب حفظ الفواتير إلكترونيًا وتضمين العناصر الأساسية مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفواتير المبسطة.
المرحلة الثانية: مرحلة الربط والتكامل
تُعد المرحلة الثانية امتدادًا للمرحلة الأولى، حيث تتطلب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، بحيث يتم إرسال الفواتير والإشعارات الإلكترونية وفق صيغة ومتطلبات تقنية محددة، كما تتضمن إضافة متطلبات جديدة مثل التكامل التقني وإصدار الشهادات الرقمية الخاصة بالربط.
أبرز الفروقات بين المرحلتين:
- طريقة العمل: المرحلة الأولى تعتمد على إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا، بينما تعتمد المرحلة الثانية على الربط المباشر بين نظام المنشأة ومنصة الهيئة.
- مستوى التكامل: في المرحلة الأولى لا يشترط التكامل مع أنظمة الهيئة، أما المرحلة الثانية فتتطلب إجراء التكامل وإرسال بيانات الفواتير إلكترونيًا.
- المتطلبات التقنية: تتطلب المرحلة الثانية تجهيز النظام لإصدار الفواتير بصيغ محددة، وإنشاء شهادة الختم التشفيري وربط وحدات الفوترة مع منصة الهيئة.
- الهدف الأساسي: تركز المرحلة الأولى على التحول من الفواتير الورقية إلى الإلكترونية، بينما تهدف المرحلة الثانية إلى تعزيز الرقابة، رفع مستوى الامتثال، وتحقيق التكامل الرقمي بين المنشآت والهيئة.
ما هي مراحل الربط مع هيئة الزكاة والدخل؟
تنقسم متطلبات الفوترة الإلكترونية التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلى مرحلتين أساسيتين، تهدفان إلى تعزيز التحول الرقمي ورفع كفاءة الامتثال الضريبي للمنشآت.
المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ
بدأ تطبيق هذه المرحلة اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021، وتشمل جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية، بالإضافة إلى أي جهة تصدر الفواتير الضريبية نيابةً عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، وتتطلب هذه المرحلة إصدار الفواتير والإشعارات الضريبية وحفظها إلكترونيًا من خلال نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل
بدأ تطبيق هذه المرحلة بشكل مرحلي اعتبارًا من 1 يناير 2023، وتُعرف بمرحلة الربط والتكامل، حيث تلتزم المنشآت المستهدفة بربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها مع منصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، كما يجب إصدار الفواتير الإلكترونية وفق الصيغة والمتطلبات الفنية المعتمدة من الهيئة، ويتم إشعار المكلفين المشمولين بهذه المرحلة قبل موعد التطبيق بما لا يقل عن ستة أشهر، لإتاحة الوقت الكافي لاستكمال إجراءات الربط والتكامل.
فوائد الربط الإلكتروني مع هيئة الزكاة والدخل
يساهم الربط الإلكتروني مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في تطوير طريقة إدارة الفواتير داخل المنشآت، من خلال التكامل المباشر بين أنظمة الفوترة الإلكترونية ومنصة فاتورة التابعة للهيئة، مما يعزز كفاءة العمليات المالية ويرفع مستوى الالتزام بالمتطلبات الضريبية.
وتشمل أبرز فوائد الربط الإلكتروني ما يلي:
- تحقيق الامتثال للأنظمة الضريبية: يساعد الربط المنشآت على إصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يقلل من احتمالية الوقوع في المخالفات.
- رفع مستوى الدقة في الفواتير: يساهم النظام الإلكتروني في تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، وضمان تسجيل البيانات المالية بشكل منظم ودقيق.
- توفير الوقت والجهد: يتيح التكامل الإلكتروني إرسال الفواتير والإشعارات بشكل آلي دون الحاجة إلى الإجراءات اليدوية المتكررة، مما يحسن كفاءة العمل داخل المنشأة.
- تعزيز الشفافية والرقابة المالية: يساعد الربط المباشر مع منصة الهيئة على تحسين متابعة العمليات المالية والتحقق من صحة الفواتير الإلكترونية.
- تحسين إدارة البيانات والتقارير: يوفر النظام بيانات مالية منظمة يمكن الرجوع إليها بسهولة، مما يدعم اتخاذ القرارات الإدارية بشكل أفضل.
- دعم التحول الرقمي للمنشآت: يساهم تطبيق المرحلة الثانية في نقل المنشآت إلى بيئة مالية أكثر تطورًا تعتمد على الأنظمة الإلكترونية والتكامل التقني.
شروط الربط الإلكتروني مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية للمؤسسات التجارية
تتطلب المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (مرحلة الربط والتكامل) التزام المؤسسات التجارية الخاضعة للائحة الفوترة الإلكترونية بمجموعة من المتطلبات الأساسية، وتشمل:
- ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بالمؤسسة مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) لضمان التكامل الإلكتروني بين أنظمة المنشأة والهيئة.
- إصدار الفواتير الإلكترونية وفق الصيغة والمتطلبات الفنية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- تضمين الفواتير الإلكترونية العناصر الإضافية المطلوبة وفق متطلبات المرحلة الثانية.
- استكمال متطلبات الربط والتكامل في الموعد المحدد حسب المجموعة التي تنتمي إليها المنشأة، حيث يتم تطبيق المرحلة الثانية بشكل تدريجي، مع إشعار المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.
ما الذي يميز منصة إتقان؟
تتميز منصة إتقان افضل برنامج محاسبي سحابي بكونها نظامًا محاسبيًا سحابيًا متكاملًا يساعد المنشآت على إدارة عملياتها المالية والتجارية بسهولة وكفاءة، من خلال توفير مجموعة من الحلول الرقمية التي تشمل المحاسبة، الفوترة، إدارة المخزون، برنامج نقاط البيع ، ونظام تخطيط موارد المؤسسات ERP، كما تدعم المنصة متطلبات الفوترة الإلكترونية في مرحلتيها الأولى والثانية، مما يجعلها خيارًا مناسبًا للمنشآت الراغبة في تطوير عملياتها المالية، ومن أبرز ما يميز منصة إتقان:
- نظام محاسبي سحابي متكامل: يتيح إدارة الحسابات والعمليات المالية من خلال منصة واحدة دون الحاجة إلى تثبيت برامج إضافية، مع توفير تحديثات مستمرة للنظام.
- التوافق مع الفوترة الإلكترونية: تدعم المنصة متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للمرحلتين الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية، مما يساعد المنشآت على الالتزام بالأنظمة المعتمدة.
- سهولة إصدار وإدارة الفواتير: توفر أدوات مرنة لإنشاء الفواتير الإلكترونية وتخصيصها وإضافة بيانات المنشأة وشعارها، مع إمكانية استخدام القوالب الجاهزة.
- إدارة المخزون بكفاءة: تساعد المنصة في متابعة الأصناف، وإدارة عمليات البيع والشراء، وتتبع المخزون بشكل منظم لتسهيل اتخاذ القرارات.
- تقارير مالية متقدمة: توفر أدوات لإعداد التقارير المالية بطريقة سهلة، مع إمكانية تخصيص التقارير بما يتناسب مع احتياجات المنشأة.
- نظام ERP سحابي لإدارة الأعمال: تتيح إدارة مختلف أقسام المنشأة من خلال نظام موحد يدعم نمو الأعمال مهما كان حجمها.
- أمان وحماية البيانات: تعتمد المنصة على تقنيات لحماية بيانات الأعمال والحسابات والمعلومات المالية، مع تشفير البيانات للحفاظ على أمنها.
- دعم فني ومساعدة مستمرة: توفر المنصة خدمات دعم لمساعدة المستخدمين في التعامل مع النظام وحل المشكلات التقنية.
أهم الأسئلة الشائعة حول الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية
هل الربط مع هيئة الزكاة والدخل في المرحلة الثانية إلزامي؟
نعم، يعد الربط إلزاميًا للمنشآت المشمولة بمتطلبات المرحلة الثانية، ويتم تطبيقه بشكل تدريجي على مجموعات وفقًا للجدول الزمني الذي تحدده الهيئة، مع إشعار المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط المحدد.
ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
تركز المرحلة الأولى على إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية من خلال نظام متوافق، بينما تتطلب المرحلة الثانية ربط نظام الفوترة الإلكتروني للمنشأة مع منصة فاتورة وإرسال بيانات الفواتير إلكترونيًا إلى الهيئة.
ما المتطلبات الأساسية لإتمام الربط مع الهيئة؟
تشمل المتطلبات استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق، تجهيز بيانات المنشأة، ربط النظام بمنصة فاتورة، وإصدار شهادة الختم التشفيري الخاصة بوحدة الفوترة الإلكترونية.
في النهاية نكون ذكرنا لكم كل ما يتعلق بـ الربط مع هيئة الزكاة والدخل المرحلة الثانية، بدايةً من مفهوم المرحلة الثانية وأهميتها، مرورًا بمتطلبات وخطوات الربط والفروقات بينها وبين المرحلة الأولى، وصولًا إلى أبرز فوائدها والأسئلة الشائعة حولها، ويُعد الالتزام بهذه المرحلة خطوة أساسية للمنشآت لضمان توافق أنظمتها مع متطلبات الفوترة الإلكترونية وتعزيز كفاءة إدارة عملياتها المالية.